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(2024年01月22日更新)

昨年、西アフリカのセネガルで各国のプラン・スポンサーシップ担当者が集まる会議に参加してきました。私にとってはコロナ禍以降初の現地出張です。会議への参加に加え、中部のカオラック活動地域も訪問し、スポンサーからの手紙がチャイルドに届けられる様子や、「一年の歩み」の作成過程なども視察してきました。

交流を支えるコミュニティ・ボランティア

あるコミュニティを訪問した際、スポンサーからの手紙をチャイルドに届ける場面に立ち会うことができました。チャイルドは、コミュニティ・ボランティアから返信用の便せんを受け取ると、嬉しそうにさらさらと返事を書き始めました。コミュニティ・ボランティアは、チャイルドが書き終えた手紙を事務所に持ち帰りました。

写真:家族のために手紙を代読するコミュニティ・ボランティア(中央)

家族のために手紙を代読するコミュニティ・ボランティア(中央)

写真:返事を書くチャイルド

返事を書くチャイルド

世界各国のスポンサーから届く手紙をデジタル管理

写真:スポンサー宛の手紙

スポンサー宛の手紙

現地事務所に戻ると、他のコミュニティ・ボランティアが各所から集めてきたチャイルドからの手紙がたくさん。日本のスポンサー宛のものもありました。まずは手紙の内容を確認し、英語に翻訳。準備が整ったら、一通一通、データとして読み取ります。以前は梱包して航空便でスポンサーの国に発送していましたが、現在はスキャナーが大活躍です。同じ手紙を間違って何度もスキャンしたり、手紙の一部が切れてしまったりしないよう、丁寧に作業が進められていきます。元々の鉛筆で書かれた文字が薄いと読み取れないため、上書きしなければならないこともあるそうです。試行錯誤しながらも、最終的には手紙のデータを、プランの全活動国共通のシステムに漏れのないよう取り込んでいきます。

現地事務所の担当者は、「クーリエ(国際宅配便サービス)で手紙を送っていた時よりも、スポンサーの皆さまに早く届けられるようになったと思います」と嬉しそうに話してくれました。実際、日本の事務局に手紙(データ)が届くまでの時間は大幅に短縮されました。

「一年の歩み」の作成にはスマートフォンが大活躍

写真:カオラック現地事務所で、手紙や「一年の歩み」を担当するスタッフたち

カオラック現地事務所で、手紙や「一年の歩み」を担当するスタッフたち

「一年の歩み」は、スポンサーの皆さまに1年~1年半に一度お届けしている、チャイルドの成長と地域の活動状況をお知らせする報告書です。セネガルの活動地域では1人のコミュニティ・ボランティアが数十人から数百人のチャイルドを担当し、毎年定期的にチャイルドの家族の状況、居住環境や生活全般、教育状況などを、各コミュニティをまわって聞き取り調査をしています。「一年の歩み」に載っている写真を撮影するのもコミュニティ・ボランティアたちの役目です。
以前は調査結果を専用の用紙にペンで記入し、写真はカメラで撮影していましたが、最近はスマートフォン1台ですべてに対応しているそうです。

写真:「一年の歩み」の元になるデータを入力

「一年の歩み」の元になるデータを入力

現地事務所では、プラン・スポンサーシップを担当するチームが、スマートフォンに記録されたチャイルド一人ひとりの更新情報を、チャイルド番号と名前を照合しながら、1件ずつデータベースに入力しています。一人あたりの処理には10分くらいかかるそうです。番号や名前、写真に間違いがないか目を凝らして確認作業をしていました。すべての処理が、手作業や目視で行われているため間違いが生じやすいところが課題です。そのためにもITをさらに有効活用する必要性を実感しました。

今回の出張では、現地が少しずつ試行錯誤しながら進めているデジタル化の様子を垣間見ることができました。このようにして送られてくる手紙や「一年の歩み」などの通信物を、日本でも迅速にスポンサーの皆さまのお手元に届けられるよう今後も取り組んでまいります。

執筆者紹介

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楠 祐子

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