スポンサーシップ通信物「デジタル化」への道～セネガル出張記～

現地事務所に戻ると、他のコミュニティ・ボランティアが各所から集めてきたチャイルドからの手紙がたくさん。日本のスポンサー宛のものもありました。まずは手紙の内容を確認し、英語に翻訳。準備が整ったら、一通一通、データとして読み取ります。以前は梱包して航空便でスポンサーの国に発送していましたが、現在はスキャナーが大活躍です。同じ手紙を間違って何度もスキャンしたり、手紙の一部が切れてしまったりしないよう、丁寧に作業が進められていきます。元々の鉛筆で書かれた文字が薄いと読み取れないため、上書きしなければならないこともあるそうです。試行錯誤しながらも、最終的には手紙のデータを、プランの全活動国共通のシステムに漏れのないよう取り込んでいきます。

「一年の歩み」は、スポンサーの皆さまに1年～1年半に一度お届けしている、チャイルドの成長と地域の活動状況をお知らせする報告書です。セネガルの活動地域では1人のコミュニティ・ボランティアが数十人から数百人のチャイルドを担当し、毎年定期的にチャイルドの家族の状況、居住環境や生活全般、教育状況などを、各コミュニティをまわって聞き取り調査をしています。「一年の歩み」に載っている写真を撮影するのもコミュニティ・ボランティアたちの役目です。
以前は調査結果を専用の用紙にペンで記入し、写真はカメラで撮影していましたが、最近はスマートフォン1台ですべてに対応しているそうです。

現地事務所では、プラン・スポンサーシップを担当するチームが、スマートフォンに記録されたチャイルド一人ひとりの更新情報を、チャイルド番号と名前を照合しながら、1件ずつデータベースに入力しています。一人あたりの処理には10分くらいかかるそうです。番号や名前、写真に間違いがないか目を凝らして確認作業をしていました。すべての処理が、手作業や目視で行われているため間違いが生じやすいところが課題です。そのためにもITをさらに有効活用する必要性を実感しました。

今回の出張では、現地が少しずつ試行錯誤しながら進めているデジタル化の様子を垣間見ることができました。このようにして送られてくる手紙や「一年の歩み」などの通信物を、日本でも迅速にスポンサーの皆さまのお手元に届けられるよう今後も取り組んでまいります。